Inleiding

Video

Aandachtspunten

1. Tijdens de migratie mogen de collega's niet in Adviesbox werken.
   
2. Je kunt je computer een tijdje niet gebruiken. De migratie kun je het beste starten na werktijd. 
   
3. Hoe lang de migratie duurt, is afhankelijk van de internetverbinding, de snelheid van de server en van het aantal gegevens/dossiers dat moet worden overgezet.
4. Het overzetten van 1.500 dossiers duurt gemiddeld een uur.
   
5. Na de migratie is het de bedoeling dat iedereen in Adviesbox Online gaat werken. 
   

1. Wanneer je organisatie meerdere databases van Adviesbox in gebruik heeft, moet de migratie voor iedere database uitgevoerd worden. Gebruik hiervoor de instantie van Adviesbox, die gebruik maakt van de betreffende database.
   
2. Zorg voor een goede voorbereiding en inrichting van je organisatie in Adviesbox Online, voordat je data gaat migreren. Zie kennisbankartikel over Aan de slag met Adviesbox Online en Contract-app.

Gegevens die je kunt overzetten naar Adviesbox Online

1. Klanten met onderliggende adviesdossiers
2. Foto van bestaande en nieuwe woningen
3. Agentnummers
4. Standaard motivatieteksten

Korte instructie

Instructie

Startpunt overzetten gegevens van Adviesbox naar Adviesbox Online

1. Ga naar Adviesbox.
2. Klik bovenin het scherm op het menu Advies.
3. Klik op de optie Migratie. 
   
4. Er verschijnt een pop-up en je kunt de vier stappen van het migratieproces doorlopen:
   1. Voor u begint,
   2. Koppeling,
   3. Migratie instellingen en
   4. Migratie.
   

Heb je de optie Migratie niet in Adviesbox? Dan is deze voor jou nog niet beschikbaar gesteld. In fases zullen kantoren de beschikking krijgen over de migratietool. 

Stap 1: Tref een aantal belangrijke voorbereidingen

De volgende zaken moeten gereed zijn, voordat je daadwerkelijk de gegevens kunt overzetten:

1. Je hebt in Adviesbox Online de organisatie, vestigingen, medewerkers en autorisaties ingeregeld.
2. Wil je niet alle klanten en adviezen overzetten naar Adviesbox Online?
   
1. Ga dan naar de huidige Adviesbox.
2. Klik bovenin het scherm op het menu Advies.
3. Klik op de optie Opschonen klanten.
   
4. Maak eventueel vóór het uitvoeren van de opschoonactie een back-up van de database met de adviezen. 

Stap 2: Koppelingsbestand downloaden en openen

1. Via de link instellingen.adviesbox.nl/koppeling ga je naar het scherm Koppeling adviesbox in de Instellingen-app van Adviesbox Online. 
   
2. Ben je nog niet ingelogd in Adviesbox Online? Dan vul je eerst je inloggegevens in. 
3. Vervolgens ga je op het scherm Koppeling Adviesbox het koppelingsbestand downloaden. 
   
4. Als je op de knop Download bestand hebt geklikt wordt automatisch het bestand Koppeling-adviesbox.json opgeslagen.
   
5. Ga weer naar het migratiescherm in Adviesbox en klik op de knop Open koppelingsbestand.
   
6. Selecteer het bestand Koppeling-adviesbox.json.
   
7. Als dat is gelukt, klik je op de knop Instellingen om naar stap 3 te gaan.

Stap 3: Stel in wat je wel/niet wilt overzetten naar Adviesbox Online

1. Alle klanten en adviezen: Wil je niet alle klanten of adviezen meenemen? Ga dan eerst deze klant opschonen of maak een selectie in de pop-up filter. 
   
2. Instellingen Beheer partijen: Alleen het agentnummer wordt meegenomen. In Adviesbox Online kun je de agentnummers per vestiging regelen.
   
3. Instellingen Standaardteksten: De standaardteksten in Adviesbox Online zijn vernieuwd. Neem alleen de huidige standaardteksten mee als je zeker weet dat je deze wilt blijven gebruiken.
   
4. Meerdere vestigingen:  Dan ga je hier de vestigingen van huidig Adviesbox koppelen aan de vestigingen van Adviesbox Online. 
   
5. Meerdere adviseurs: Dan ga je hier de adviseurs van huidig Adviesbox koppelen aan de adviseurs van Adviesbox Online.
   
   In de pop-filter geef je een selectie op om bijvoorbeeld de adviezen van de laatste twaalf maanden over te zetten. Hiermee verkort je de duur van de migratie en kun je na de migratie  snel verder in Adviesbox Online met je meest recente adviezen. De oudere adviezen kun je op een latger moment migreren. Bijvoorbeeld na werktijd of in een weekend.  Als je eerder al klanten en adviezen gemigreerd hebt en dit is niet naar wens verlopen, dan kun je deze nogmaals migreren. De eerder gemigreerde klanten en adviezen worden dan in Adviesbox Online overschreven. 
   
   De migratietool probeert een match te maken tussen de gevonden adviseurs in de adviezen van Adviesbox en de medewerkers die zijn geconfigureerd voor Adviesbox Online. Wanneer er geen match gemaakt kan worden, bijvoorbeeld omdat een collega niet meer op uw kantoor werkzaam is; kan er voor een andere medewerker worden gekozen.
   
   

Klantprofiel kan niet 1-op-1 worden overgezet

Het klantprofiel in Adviesbox Online is volledig vernieuwd en kan niet 1-op-1 worden overgezet. De gegevens van het klantprofiel uit Adviesbox worden wel overgezet, maar kunnen nog ingezien worden in het betreffende advies bij het Klantprofiel van Adviesbox Online.

Stap 4: Voortgang migratie

De migratietool houdt bij welk advies is overgezet naar Adviesbox Online. Mochten er bij het migreren fouten zijn opgetreden, kan de migratietool nogmaals worden gestart. Dan worden alleen de niet-gemigreerde adviezen nogmaals overgezet. Voor het opnieuw starten van de migratie, raden wij aan om de logging in te schakelen. Het inschakelen van de logging kan door middel van een vinkje bij stap 3.