Gegevens overzetten van lokale Adviesbox naar Adviesbox Online (migratie)

Gegevens overzetten van lokale Adviesbox naar Adviesbox Online (migratie)

Inleiding

In dit artikel lees je hoe je je gegevens kunt overzetten van Adviesbox naar Adviesbox Online. Voordat je hiermee kunt beginnen is het belangrijk dat je de juiste voorbereidingen treft. Lees daarom goed de aandachtspunten door en vervolgens de instructie met de stappen die je volgt om de gegevens te migreren.

Aandachtspunten

Voordat je de gegevens kunt overzetten moet je de volgende voorbereidingen hebben getroffen:
  1. Je moet beschikken over een account in Adviesbox Online met beheerdersrechten.
  2. Je hebt je organisatie, alle vestigingen, medewerkers en autorisaties ingeregeld in Adviesbox Online. Dit doe je in de app Contract.
  3. Je hebt lees- en schrijfrechten op alle over te nemen dossiers binnen Adviesbox. 
  4. Je hebt een actuele back-up van de adviezen-database van Adviesbox of je maakt een back-up voor het uitvoeren van de migratie. 
En een aantal belangrijke aandachtspunten tijdens het overzetten van de gegevens van Adviesbox naar Adviesbox Online:
  1. Tijdens de migratie mogen de collega's niet in Adviesbox werken.
  2. Je kunt je computer een tijdje niet gebruiken. De migratie kun je het beste starten na werktijd. 
  3. Het is afhankelijk van het aantal gegevens/dossiers dat moet worden overgezet, de internetverbinding en snelheid van de server hoelang de migratie duurt.
  4. Het overzetten van 1.500 dossiers duurt gemiddeld een uur.
  5. Na de migratie is het de bedoeling dat iedereen in Adviesbox Online gaat werken. 
Overige aandachtspunten:
  1. Wanneer je organisatie meerdere databases van Adviesbox in gebruik heeft, moet de migratie voor iedere database uitgevoerd worden. Gebruik hiervoor de instantie van Adviesbox die gebruik maakt van desbetreffende database.
  2. Zorg voor een goede voorbereiding en inrichting van je organisatie in Adviesbox Online voordat je data gaat migreren. Zie kennisbankartikel over Aan de slag met Adviesbox Online en Contract-app.

Gegevens die je kunt overzetten naar Adviesbox Online

Je kunt de volgende onderdelen overzetten van Adviesbox naar Adviesbox Online:
  1. Klanten met onderliggende adviesdossiers
  2. Foto van bestaande en nieuwe woningen
  3. Agentnummers
  4. Standaard motivatieteksten
  5. Een XML-bestand van het klantprofiel

Korte instructie

Ga in Adviesbox naar het menu Advies en klik op de optie Migratie. Vervolgens kom je in een menu terecht waarin je de volgende vier stappen doorloopt:

Stap 1: Voordat je kunt starten moet je mogelijk nog een aantal zaken voorbereiden, zoals het inrichten van Adviesbox Online en het opschonen van dossiers. 
Stap 2: Als dat klaar is ga je in Adviesbox Online een koppelingsbestand downloaden. Dit bestand voeg je in Adviesbox toe via de knop Open koppelingsbestand.
Stap 3: Vervolgens stel je in wat wel/niet wilt overzetten naar Adviesbox Online.
Stap 4: Daarna start de migratie. Adviesbox gaat de gegevens overzetten naar Adviesbox Online. 

Instructie

Startpunt overzetten gegevens van Adviesbox naar Adviesbox Online

  1. Ga naar Adviesbox.
  2. Klik bovenin het scherm op het menu Advies.
  3. Klik op de optie Migratie. 
  4. Er verschijnt een pop-up en je kunt de vier stappen van het migratieproces doorlopen: 1. Voor u begint, 2. Koppeling, 3. Migratie instellingen en 4. migratie.
Heb je de optie Migratie niet in Adviesbox? Dan is deze voor jou nog niet beschikbaar gesteld. In fases zullen kantoren de beschikking krijgen over de migratietool. 

Stap 1: Tref een aantal belangrijke voorbereidingen

De volgende zaken moeten gereed zijn voordat je daadwerkelijk de gegevens kunt overzetten:
  1. Je hebt in Adviesbox Online de organisatie, vestigingen, medewerkers en autorisaties ingeregeld.
  2. Je hebt in Adviesbox Online het HDN verkeer ingesteld. 
  3. Wil je niet alle klanten en adviezen overzetten naar Adviesbox Online?
    1. Ga dan naar de huidige Adviesbox.
    2. Klik bovenin het scherm op het menu Advies.
    3. Klik op de optie Opschonen klanten.
    4. Maak eventueel vóór het uitvoeren van de opschoonactie een back-up van de database met de adviezen. 

Stap 2: Koppelingsbestand downloaden en openen

In Adviesbox Online ga je het koppelingsbestand downloaden. Dit bestand heb je nodig om de koppeling te leggen tussen je lokale versie van Adviesbox en Adviesbox Online.
  1. Via de link instellingen.adviesbox.nl/koppeling ga je naar het scherm Koppeling adviesbox in de Instellingen-app van Adviesbox Online. 
  2. Ben je nog niet ingelogd in Adviesbox Online? Dan vul je eerst je inloggegevens in. 
  3. Vervolgens ga je op het scherm Koppeling Adviesbox het koppelingsbestand downloaden. 
  4. Als je op de knop Download bestand hebt geklikt wordt automatisch het bestand Koppeling-adviesbox.json opgeslagen.
  5. Ga weer naar het migratiescherm in Adviesbox en klik op de knop Open koppelingsbestand.
  6. Selecteer het bestand Koppeling-adviesbox.json.
  7. Als dat is gelukt, klik je op de knop Instellingen om naar stap 3 te gaan.



Stap 3: Stel in wat je wel/niet wilt overzetten naar Adviesbox Online

Geef bij Migratie instellingen aan wat je wilt overzetten naar Adviesbox Online:
  1. Alle klanten en adviezen: Wil je niet alle klanten of adviezen meenemen? Ga dan eerst deze klant opschonen. 
  2. Instellingen Beheer partijen: Alleen het agentnummer wordt meegenomen. In Adviesbox Online kun je de agentnummers per vestiging regelen.
  3. Instellingen Standaardteksten: De standaardteksten in Adviesbox Online zijn vernieuwd. Neem alleen de huidige standaardteksten mee als je zeker weet dat je deze wilt blijven gebruiken.
  4. Meerdere vestigingen: Als er meerdere vestigingen zijn, dan ga je hier de vestigingen van huidig Adviesbox koppelen aan de vestigingen van Adviesbox Online. 
  5. Meerdere adviseurs: Als er meerdere adviseurs zijn, dan ga je hier de adviseurs van huidig Adviesbox koppelen aan de adviseurs van Adviesbox Online. 
Klantprofiel kan niet een-op-een worden overgezet
Het klantprofiel in Adviesbox Online is volledig vernieuwd en kan niet een-op-een worden overgezet. De inhoud van het klantprofiel in huidig Adviesbox zetten we om in een XML-bestand. Dit document is vervolgens beschikbaar in het betreffende advies bij het Klantprofiel van Adviesbox Online.



Als je klaar bent, dan druk je op de knop Door naar migratie. 

Stap 4: Voortgang migratie

Op dit scherm zie je de voortgang van alle klanten met de dossiers die overgezet worden naar Adviesbox Online. 

Als je klaar bent om de migratie uit te voeren, dan druk je op de knop Migratie starten. 
Als alles goed is gegaan, dan krijg je de melding dat de migratie succesvol is. 

Het overzetten naar Adviesbox Online gebeurt per dossier. Mocht de migratie onverhoopt stoppen of afgesloten worden, dan weet de migratietool welke dossiers al overgezet zijn en zal de volgende keer verder gaan met de dossiers die nog overgezet moeten worden.



    • Related Articles

    • Gebruikersinstructie: Advies uitwisselen (exporteren) tussen lokale en online Adviesbox

      Deze gebruikersinstructie beschrijft het uitwisselen van adviezen tussen Adviesbox Online en Adviesbox Classic. De koppeling werkt momenteel enkel voor individuele dossiers en beide kanten op. Exporteren vanuit Adviesbox Online: 1. Open het dossier ...

    • Problemen met inloggen bij Adviesbox Online

      Wat te doen als het inlogscherm na aanmelding als deze automatisch uitlogt. 1. Open Chrome op je computer. 2. Klik rechtsboven op Meer . 3. Klik op Geschiedenis. Geschiedenis. 4. Klik aan de linkerkant op Browsegegevens wissen. 5. Selecteer hoeveel ...

    • Aan de slag met Adviesbox Online

      Inleiding Adviesbox Online wordt gefaseerd uitgerold. Nieuwe gebruikers worden door ons per e-mail uitgenodigd. In dit kennisbankartikel lees je wat je kunt verwachten als nieuwe gebruiker en hoe je je kunt voorbereiden. Stap 1: Registreren Je ...

    • Aandachtspunten Adviesbox Online

      Inleiding Welkom bij Adviesbox. In dit artikel lees je o.a. over een aantal aandachtspunten en de belangrijkste bekende problemen. Aandachtspunten Goed om te weten: Voor het eerste gebruik van HDN stel je eenmalig het HDN nummer in. Hiervoor ga je in ...

    • Wanneer inloggen niet lukt kan het helpen om de cookies te verwijderen

      Cookies verwijderen. 1. Klik rechtsboven op Meer Instellingen . 2. Klik op Privacy en beveiliging. Cookies van derden. ... 3. Klik op Alle sitegegevens en -rechten bekijken. 4. Zoek rechtsboven de naam ''adviesbox.nl'' 5. Klik rechts van de site op ...