Nieuwsbrief: Hoe veilig is uw data binnen uw adviespraktijk ? (17-04-2018)

Nieuwsbrief: Hoe veilig is uw data binnen uw adviespraktijk ? (17-04-2018)

 

 


 

 

 

 

Hoe veilig is uw data binnen uw adviespraktijk?

 

 

 

 

 

 

 

U verzamelt veel informatie en gegevens over uw klanten. Daar gaat u zorgvuldig mee om, maar er zijn zaken rondom informatie/data waar u extra aandacht aan dient te besteden. Bijvoorbeeld vanuit wetgeving (de AVG), het veilig bewaren van uw data en technische problemen.

Herkent u bijvoorbeeld de volgende situaties?

 

Als uw computer vandaag kapot gaat of uw laptop wordt gestolen, heeft u dan een back-up van de Adviesbox database?

 

Ervaart u soms technische problemen met Adviesbox, bijvoorbeeld bij het installeren van grotere updates?
 

In deze nieuwsbrief informeren wij u over het veilig bewaren van uw klantdata en het belang hiervan. Maar vooral ook concrete stappen, die u hierin zelf kunt zetten.

Om met dat laatste te beginnen:
Stuur deze e-mail door naar uw systeembeheerder en vraag om deze inventarisatie voor u uit te voeren en aan u terug te koppelen.
Samen met uw systeembeheerder kunt u kijken naar de stappen die u eventueel nog moet nemen op weg naar veilige data/informatie binnen uw adviespraktijk. Heeft u geen systeembeheerder, dan kunt u zelf het inventarisatieformulier invullen om te bekijken of uw data veilig is.

 

Maak geregeld een back-up
De informatie, die u invoert in Adviesbox, wordt in een database bewaard. Die database staat niet op servers van Intersoftware, maar op uw eigen computer(s). Om uw data veilig te houden, is het van groot belang dat u geregeld een back-up maakt. Het is niet altijd voldoende om een standaard back-up van de computer te maken! Back-up programma’s slaan vaak de locatie over waar de database (en bijbehorende data) staat.

 

Verwijder overbodige gegevens
Een Adviesbox database kan erg groot worden. Dit komt vooral doordat HDN-berichten met bijlagen er ook in bewaard worden. Dat hoeft niet. Tegenwoordig kunt u oude HDN-berichten automatisch na 6 of 12 maanden laten verwijderen. U past dit eenvoudig aan via het Instellingen menu in Adviesbox.
Het klein houden van uw database heeft veel voordelen: een sneller werkend systeem, minder kans op foutmeldingen bij grotere Adviesbox releases (4x per jaar). 

 

Foutmeldingen voorkomen
Heeft u vaak last van foutmeldingen na een grotere Adviesbox release (4x per jaar)? Hier is iets aan te doen. Het verwijderen van overbodige gegevens, zoals hierboven genoemd, kan al veel helpen.

Bij gebruik van een gedeelde database is een 'SQL database' stabieler dan een 'Access database'. Met een SQL database kunt u gemakkelijker autorisaties inregelen en beter centraal toezicht houden. Uw systeembeheerder kan u helpen met overstappen - begin daarvoor ook met bovengenoemde inventarisatie.
 

Vraag ons om advies
Op het moment dat de inventarisatie gedaan is en u (met uw systeembeheerder) overweegt aanpassingen te doen, willen we u hier graag bij adviseren. Stuur daarvoor een e-mail naar onze helpdesk. Wij nemen dan contact met u op.

 

Informatie over de inzet van Adviesbox conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
Hieronder staan twee belangrijke onderwerpen met betrekking tot de inzet van Adviesbox in uw adviespraktijk. Controleer voor uw advieskantoor of u al de juiste maatregelen heeft genomen:

  • Zorg dat uw medewerkers alleen toegang en autorisatie hebben tot de juiste klanten. Regel de organisatie- en autorisatiestructuur in Adviesbox in.
  • De opslag en verwerking van persoonsgegevens moet een doel hebben. Schoon oude data en documenten op, die over de geldige bewaartermijn (van Wft) zijn en schoon prospects op waar geen nuttig doel meer voor is.


    • Related Articles

    • Hoe maak je een back-up van de Adviesbox gegevens?

      Wie beheert de Adviesbox data ? De data van Adviesbox staat niet op servers van Intersoftware. Je kiest als gebruiker van het pakket zelf waar je de data opslaat. En je bent ook zelf verantwoordelijk voor het beheer van deze gegevensbestanden. ...
    • Data-Inventarisatieformulier Adviesbox.

      Onderstaand een inventarisatieformulier met betrekking tot de opslag van data van de applicatie Adviesbox. Dit inventarisatieformulier is bedoeld voor beheerders van een systeem waarop deze applicatie geïnstalleerd is. De inventarisatie is erop ...
    • AVG

      Per 25 mei 2018 geldt een nieuwe Europese verordening genaamd Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangt. Intersoftware zorgt er de komende maanden voor dat Adviesbox aan de eisen van de AVG ...
    • Hoe worden er geen BSN (Burger Service Nummer (= HDN Tinnummer) meer opgeslagen, in het kader van AVG?

      Onderstaande functionaliteit is beschikbaar vanaf Adviesbox 2018.3. Per klant kunt u het BSN opslaan en bij Personalia per klant verwijderen. Als u al langer met Adviesbox werkt, heeft u waarschijnlijk een groot aantal burger service nummers van uw ...
    • Nieuwsbrief: Maak nu gebruik van de nieuwe Inkomensbepaling Loondienst in Adviesbox (01-10-2018)

                  Maak nu gebruik van de nieuwe Inkomensbepaling Loondienst in Adviesbox      Vraag een hypotheek aan zonder werkgeversverklaring         Beste Adviesbox-gebruiker,    Vanaf vandaag, 1 oktober 2018, is het mogelijk om in Adviesbox gebruik ...