Hoe stel ik toegang tot klanten per adviseur in?

Hoe stel ik toegang tot klanten per adviseur in?

Onderstaande uitleg gaat er vanuit dat de verschillende adviseurs werken met dezelfde, gedeelde, database.
Zonder het inregelen van autorisatie zijn alle klanten en adviezen zichtbaar en aanpasbaar voor alle adviseurs.

Met extra aanpassingen kun je deze toegang vervolgens beperken zodat adviseurs niet onnodig privacy-gevoelige informatie te zien krijgen en/of ongewenste aanpassingen kunnen doorvoeren.

Adviesbox kent twee rollen: die van Administrator en die van Gebruiker.
Een gebruiker kan geen autorisatie instellingen van een licentie aanpassen.
Daarnaast kan optioneel menu Onderhoud voor gebruikers afgeschermd worden.

Wat betreft toegang tot adviezen van collega's, zijn er drie niveau's:
  • Adviseur
  • Vestiging
  • Bedrijf
Inzage in adviezen kan zo beperkt worden tot alleen eigen adviezen, die van de vestiging, of die van het hele bedrijf.
Ook kan toegang tot adviezen van collega's worden beperkt tot alleen lezen, of ook recht om wijzigingen hierin aan te brengen.

Autorisatie instellingen

De basis autorisatie instellingen vindt u via menu Onderhoud - Instellingen, Inregelen - Autorisatie.



Vestigingen

Bovenin het instellingen scherm kun je vestigingen voor je organisatie definiëren. Gebruik het groene plus-icoontje om een vestiging toe te voegen.
Met het rode kruisje verwijder je een geselecteerde vestiging.
Pas een naam van een vestiging aan door hem aan te klikken, eronder de naam te wijzigen en op het diskette-icoontje te klikken.


Met een vestiging kun je feitelijk adviseurs in groepen verdelen.

Standaard instellingen bij toevoegen nieuwe gebruiker

In het volgende kader wordt vastgelegd wat de standaard instellingen worden voor een nieuwe gebruiker die je toevoegt.


Rol

Als Rol kun je kiezen tussen 'Administrator' en 'Gebruiker'. Het verschil is dat de opties om instellingen te wijzigen voor gebruikers beperkt kunnen worden.
Dat wordt hieronder toegelicht.

Vestiging

Kies hier de standaard vestiging voor nieuwe gebruikers.

Adviezen openen van

Kies hier tussen:
  • Zichzelf
  • Eigen vestiging
  • Iedereen
Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat alleen adviezen gemaakt door collega's van dezelfde vestiging geopend mogen worden.

Rechten op adviezen van anderen

Kies hier tussen:
  • Alleen leesrechten
  • Lees- en schrijfrechten
Dit is van toepassing op adviezen die in ieder geval geopend kunnen worden met de gekozen instelling bij 'Adviezen openen van' (zie hierboven).
Kunnen deze adviezen alleen ingezien worden, of ook worden aangepast?

Toegang gebruiker (niet-administrator)

Er zijn twee rollen in Adviesbox: Administrator en Gebruiker.
Voor adviseurs met de rol Gebruiker kan toegang tot instellingen beperkt worden.


Zet het eerste vinkje uit als gebruikers geen toegang mogen hebben tot het menu Onderhoud.
Zet het tweede vinkje uit als gebruikers niet zelf rapportstructuren en sjablonen mogen maken en opslaan.

Autorisaties opnieuw instellen



Klik op 'Licenties bijwerken' als de gekozen instellingen onder "Standaard instellingen bij toevoegen nieuwe gebruiker" (zie hierboven) toegepast moeten worden op alle bestaande gebruikers.
Zet eerst het vinkje erachter aan als daarbij ook alle gekozen wachtwoorden verwijderd moeten worden.

Inloggen gebruiker


Bij het opstarten van Adviesbox, als er meerdere licenties zijn ingevoerd, moet worden aangegeven welke gebruiker gaat inloggen.
Dit kan op twee manieren.
De standaard manier is door het tonen van een keuzelijst met alle adviseurs. Optioneel kan daarbij een wachtwoord gevraagd worden.
De tweede manier is door de adviseur zelf zijn/haar gebruikersnaam te laten invoeren.
Deze gebruikersnaam kan per licentie worden ingevoerd, via menu Onderhoud - Beheer licenties.
Als er voor een adviseur geen gebruikersnaam is gekozen dan kan het e-mail adres worden gebruikt.

Autorisatie per licentie

Via menu Onderhoud - Beheer licenties krijg je een overzicht van alle ingevoerde licenties in beeld. Klik rechts bovenin op het groene plus-icoontje om er één toe te voegen.
Per licentie staat onderin een kader 'Autorisatie'.



Alle velden in dit kader zijn in de tekst hierboven reeds toegelicht, bij de beschrijving van de standaard instellingen voor nieuwe gebruikers.
Met de knop 'Instellen wachtwoord' kiest u een wachtwoord voor de adviseur. Met de knop Wachtwoord mailen naar adviseur wordt deze per e-mail toegestuurd.

Klanten overzicht

In het Klanten zoekscherm kun je een keuze maken voor binnen welke adviezen je kunt zoeken.
Die van jezelf, je vestiging, een specifieke andere adviseur of juist in adviezen van alle adviseurs.
Uw autorisatie instellingen hebben hier invloed op.
Bijvoorbeeld, als bij de licentie van de huidige gebruiker is ingesteld dat hij alleen adviezen van zijn eigen vestiging mag zien, dan is de optie om te zoeken in adviezen van adviseurs van andere vestigingen niet beschikbaar.



Alle onderdelen die aan een klant of advies zijn gekoppeld waar je geen toegang toe hebt, zoals taken, online inventarisaties en HDN berichten, zijn ook afgeschermd.